Как организовать качественную удаленную работу?

jaunumi kvalitativs darbs attalinati

Пандемия Covid-19 вынудила многие компании в рекордные сроки адаптироваться к работе в новых условиях и в срочном порядке искать технические решения для перехода «на удаленку»: зачастую для этого использовались временные варианты, которые были под рукой. Сейчас режим чрезвычайной ситуации (ЧС) вряд ли будет продлен, но не за горами осень и зима, когда эксперты прогнозируют новую волну заболеваемости. Поэтому в данный момент самое время позаботиться о том, чтобы подготовить инфраструктуру компании к бесперебойной работе, улучшив удаленные процессы. На предприятии технологий и развлечений Tet работу удаленно за один день начали 95% сотрудников, которые обычно работают в офисе, и предприятие смогло обеспечить клиентам доступность услуг без перебоев на протяжении всей ЧС. Это было возможно благодаря тому, что Tet своевременно и целенаправленно начал переход на работу "нового поколения", внедряя принципы умного бюро, готовя сотрудников и укрепляя мощности ИТ инфраструктуры для удаленной работы. Tet обобщил главные выводы, которые помогут другим предприятиям, решившим упорядочить и улучшить рабочие процессы.

«Последние месяцы показали, что самые невероятные события вполне могут стать реальностью, поэтому компании, строя планы на будущее, должны быть готовы выйти за привычные рамки. Мы уже давно заметили, что для сотрудников, особенно в сфере ИТ, очень важна независимость и возможность работать гибко, в том числе и удаленно. Это повышает эффективность и удовлетворенность работников. Поэтому уже два года назад мы постепенно внедрили на всем предприятии такой эластичный подход, и это позволило нам во время ЧС оказывать услуги без перебоев и простоя. Если меня спросят, а можно ли за один день перейти на удаленный режим работы, я отвечу – «нет». Для того чтобы система работала надежно и качественно, необходимо грамотно внедрить соответствующие технологии, а персоналу освоить новые навыки», - подчеркнул председатель правления и исполнительный директор Tet Юрис Гулбис.

Модернизация ИТ-системы

Одним из важнейших шагов для подготовки «ИТ-хозяйства» к переходу на работу в дистанционном режиме является организация VPN (виртуальной частной сети), подготовка унифицированных офисных инструментов и систем ИТ-безопасности. Важно согласовать минимальный набор инструментов, обязательных для использования во всей организации и минимизировать технические риски, подготовив инфраструктуру для быстрого перехода на работу из дома. Команда Tet уже в 2017 и 2018 годах провела многочисленные эксперименты, протестировав различные системы и платформы, предназначенные как для проектной и управленческой работы, так и для общения. Безопасность в компании всегда находится на первом месте, поэтому этот фактор стоял во главе угла при оценке различных систем: с учетом того, что, возможно, придется смириться с некоторыми неудобствами в других областях.

«Фактически активная фаза внедрения началась с выполнения требований Общего регламента по защите данных (GDPR), который вступил в силу в 2018 году. Это сопровождалось огромным объемом работ, таких, например, как создание клона Windows 10 64-bit для ускорения процессов инсталляции и апгрейда программ. Также были внедрены различные решения для обеспечения безопасности рабочих станций, включая элементы физической безопасности - шифрование дисков», - рассказал директор ИТ-отдела Tet Дмитрий Никитин.

Следующим этапом стал переход на Microsoft Office 365, использование Azure Information Protection (системы безопасности, включающей классификацию электронной почты и документов, чтобы внешние пользователи не могли получить несанкционированный доступ к особо важным документам), двухфакторной аутентификации, Advanced Threat Analytics (системы контроля попыток несанкционированного доступа и кибератак) и, наконец, Microsoft Teams: таким образом была полностью подготовлена почва для перехода на удаленную работу.

Быстрая реакция

После того, как упорядочены все внутренние процессы, обучены сотрудники и предприятие обеспечило технические решения для гибкой работы, перейти на удаленную работу достаточно просто. Однако это не значит, что вызовы заканчиваются. «Прямо перед объявлением режима чрезвычайной ситуации, мы увеличили мощность VPN, быстро создали удаленные рабочие места для сотрудников, которые ранее работали только в офисе, а некоторым работникам (например, из колл-центра), предоставили домой стационарные компьютеры, подключив их к VPN и активировав файрволл. Успешно адаптироваться к работе в новой реальности нам помог MS Office 365 и особенно платформа MS Teams, заменившая личные встречи», - поделился опытом Д. Никитин.

Подготовка персонала

Для того чтобы продуктивно работать удаленно, сотрудников, безусловно, нужно обеспечить компьютерами со всеми необходимыми программами, однако начинать нужно с прояснения ситуации и не забывать об обучении людей. Коллектив должен иметь четкое представление о том, зачем нужны перемены, осознавать роль и значимость каждого члена команды для общего дела и развития компании и каждого отдельного сотрудника. Tet начал этот процесс несколько лет назад, проводя опросы сотрудников и обучая их. На подготовительном этапе очень важна поддержка руководства, которое должно служить примером для коллег.

Эволюция офиса

Тенденции на рынке труда показывают, что в недалеком будущем традиционные офисы, где у каждого сотрудника имеется свое фиксированное рабочее место, стол, стул и компьютер, канут в лету. Офис «нового поколения» - это, скорее, место для встреч с коллегами, обмена идеями и мозгового штурма, поскольку львиная часть работы может выполняться дома, удаленно. И все чаще компании организуют свое рабочее пространство по принципу «смарт-офиса», где пространство делится на зоны и гибко приспосабливается под конкретные проекты. Tet была первой латвийской компанией, внедрившей такую систему организации труда еще в 2015 году. У сотрудников нет конкретного рабочего места. С утра каждый берет свой ноутбук, на котором может работать в любой зоне бюро. Внедрение этих принципов стало поворотной точкой для перехода на более эластичную систему, предусматривающую и работу из дома, так что, когда грянул гром и объявили чрезвычайную ситуацию, компания была во всеоружии.  

«Невозможно предугадать все сценарии, поэтому главная рекомендация - это работать над решениями, которые в долгосрочной перспективе несут компании добавленную стоимость. Я убежден, что нынешняя ситуация станет катализатором для процессов цифровизации и автоматизации. Те, кто раньше не успели внедрить цифровые решения, были мотивированы на это «извне» - причем в сжатые сроки. В каком-то смысле каждый из нас стал дизайнером и архитектором своей рабочей среды, потому что «новая реальность» означает более широкое использование ИТ-инструментов, большую независимость сотрудников, доверие и ответственность", - добавил председатель правления Tet Юрис Гулбис.

 

Опубликовано 3 июня 2020 года.

Поиск tet.lv